Arma secreta a managerilor de top – managementul timpului

Arma secreta a managerilor de top - managementul timpului

Managementul timpului reprezinta un domeniu de interes atat pentru managerii serviciilor publice cat si pentru cei ai sectorului privat. Din acest punct de vedere se poate observa ca a fi manager inseamna:

- a fi confruntat cu o mare cantitate de munca la un ritm sustinut;

- a dispune de putin timp liber, de putine pauze;

- a trece de la o activitate la alta, de la o problema secundara la una esentiala (varietate de activitati);

- a fi intrerupt adesea (scurtare sau fragmentare a activitatilor);

- a fi atras de ceea ce este mai „activ” in munca; activitatile pe termen scurt, ceea ce trebuie fixat imediat, intr-un minut, par a fi mai interesante, mai motivante, decat perspectivele pe termen mediu care necesita reflectie si o viziune prospectiva.

Aceste constrangeri, conditioneaza managerul si conditioneaza obisnuinte in munca. Ele nu sunt singurele responsabile de dificultatile aparute in administrarea timpului. Alte elemente precum inexistenta unor preocupari serioase referitoare la aceasta problema si dificultatea de punere in practica pe teren a cunostintelor teoretice reprezinta de asemenea probleme semnificative.

Dificultatile amintite, referitoare la punerea in practica a cunostiintelor teoretice legate de managementul timpului, pot fi combatute cu ajutorul unor principii de baza:

- metodele specifice managementului nu au nici o utilitate in lipsa unei cunoasteri si a unei analize precise a modului in care managerul isi administreaza timpul, de aceea etapa diagnostic este indispensabila;

- exista pentru fiecare, posibilitate de a realiza castiguri (cantitative / calitative) in ceea ce priveste resursa timp;

- timpul este o resursa limitata si epuizabila, este deci, preferabila o strategie ofensiva in domeniu:

-    fixarea prioritatilor;

-    cunoasterea activitatilor cu coeficient puternic;

-    actionare.

- a administra timpul, in management, inseamna a castiga in disponibilitate;

- administrarea timpului este o activitatea cotidiana si, este deci, convenabila definirea programelor de actiune referitoare la resursa timp.

Eficacitatea in managementul timpului este direct legata de capacitatea de a pune in practica urmatoarele principii:

 

1. Ameliorarea eficacitatii resursei timp vis-a-vis de superiorul ierarhic

 

In ceea ce priveste superiorul ierarhic exista, de obicei, doua situatii distincte:

- este vazut putin / prea putin;

- superiorul ierarhic este tot timpul „in spatele” personalului.

Elemente susceptibile de a imbunatati managementul timpului vis-a-vis de superiorul ierarhic:

- perceptie cat mai buna a prioritatilor si a constrangerilor acestuia;

- dezvoltarea unei atitudini pozitive: la o solicitare neprevazuta din partea superiorului se poate raspunde: „da … intr-o ora sau maine dimineata, este posibil?” cu oferirea de explicatii;

- evaluarea in permanenta a urgentei intreruperilor pe care superiorul ierarhic le realizeaza si discutarea fara ezitare a acestor intreruperi.

 

2. Castigarea disponibilitatii vis-a-vis de colaboratorii managerului

 

In aceasta problema se poate porni de la o dubla constatare:

- cu cat managerul are colaboratori mai superficiali si secventiali (doar atunci cand acesta solicita urgent informatii referitoare la diferite probleme / dosare) cu atat mai putin acestia trateaza problemele de fond;

- daca managerul este disponibil in orice moment poate sa-i incurajeze pe colaboratorii acestuia sa se eschiveze de luarea oricarei decizii chiar daca tine de sfera lor de competenta. Este deci important sa nu se confunde disponibilitatea cu existenta unei usi „vesnic deschise”.

Pentru a implementa o reala disponibilitate fata de colaboratori, eficace si neconsumatoare de timp, este importanta:

- observarea, de-a lungul unei saptamani, a intreruperilor cauzate de colaboratori si stabilirea unei distinctii intre cele care sunt justificate si cele care nu sunt;

- definirea intervalelor de timp in care colaboratorii managerului stiu ca pot sa vina si sa discute cu acesta;

- explicarea dorintei de implementare a acestui mod de relatie cu colaboratorii;

- planificarea in fiecare luna, sau o data la doua luni, de intalniri regulate si aprofundate cu de colaboratorii.

 

3. Determinarea activitatilor managerului cu coeficient crescut

 

Esentialul ia putin timp, in timp ce, activitatile complementare necesita mult timp (Legea lui Paretto), esentialul este reprezentat de „activitatile cu coeficient crescut”.

O activitate prezinta un coeficient crescut atunci cand:

- managerul, prin inventia sa (cuvinte sau acte) afecteaza un mare numar de persoane, spre exemplu: clarificarea obiectivelor anuale;

- managerul, prin interventia sa afecteaza, pe o perioada lunga, o persoana, spre exemplu: sedinta anuala de evaluare a activitatii, descrierea functiei;

- munca unei echipe este afectata de catre interventia unui expert sau a unui specialist intr-un domeniu specific.

In cazul acestei abordari nu exista liste standard, listele de activitati depind de postul ocupat, de obiectiv, de experienta acumulata si chiar de circumstante.

Prin determinarea activitatilor managerului cu coeficient crescut se poate observa timpul pe care acesta il consacra acestor activitati si efectele (pozitive sau negative) interventiilor managerului.

4. Reguli de baza in managementul timpului

 

- constientizarea caracteristicilor modului in care managerul foloseste timpul:

-    constrangerile cu care se confrunta;

-    activitatile cu coeficient crescut;

-    prioritatile managerului;

- rezervarea de catre manager in mod sistematic de timp;

- prevederea a ceea ce este previzibil si planificarea activitatilor in cauza;

- prevedarea de timp pentru intreruperi aparute in activitatea curenta a managerului;

- disponibilitate din partea managerului:

-    exprimarea de catre manager a manierei acestuia de utilizare a timpului iar managerul la randul sau trebuie sa o cunoasca pe cea a colaboratorilor;

-    definirea de catre manager a regulilor precise de functionare in modul de administrare a timpului;

-    afirmarea de catre manager, in mod regulat, a disponibilitatii acestuia referitoare la colaborarea cu colegii / subordonatii.

Sper ca am reusit prin acest articol sa va schimb perceptia despre timpul de care dispuneti la locul de munca si sa puneti un accent mult mai mare, decat pana in momentul de fata, pe planificarea eficienta a sarcinilor pe care le aveti de indeplinit.

 

Newsletter

Facebook

Parteneri

Unibet All
Personalizat de Jellyfish web design Timisoara