Formalitatile necesare constituirii unei societati comerciale

Formalitatile necesare constituirii unei societati comerciale

In articolele precedente am pus accent pe descrierea si prezentarea “Cadrului juridic privind, modul de infiintare si functionare a societatilor comerciale“, apoi am detaliat particularitatile “Constituirii societatilor comerciale – contractul de societate si contractul de statut“, in acest articol va voi expune formalitatile necesare constituirii societatilor comerciale.

Asadar, prin legea nr. 359/2004 a fost simplificata procedura de autorizare a constituirii, inmatricularii si publicitatii societatiilor comerciale ce au trecut in competenta oficiului Registrului Comertului, inlaturandu-se astfel etapa intermediara prevazuta de legea nr. 31/1990, care stabilea ca, autorizarea functionarii societatii se face prin hotarare judecatoreasca.

Inainte de redactarea actului constitutiv este necesara alegerea obiectului de activitate al firmei, potrivit clasificarii din codul CAEN, stabilirea obiectului principal de activitate si a obiectelor secundare de activitate, alegerea uneia dintre formele juridice si anume societate cu raspundere limitata, societate in comandita simpla, societate in nume colectiv, societate pe actiuni, societate in comandita pe actiuni.

Dupa aceasta etapa trebuie mers la Registrul Comertului pentru a se verifica daca se accepta numele si emblema alese, datorita faptului ca s-ar putea ca acestea sa fie deja inregistrate de alte societati si pentru a nu se crea confuzii intre doua societati cu acelasi nume si aceasi emblema, se impune aceasta verificare. In situatia in care numele si emblema sunt deja inregistrate, va trebui ales un alt nume si o alta emblema, putandu-se face chiar o rezervare de nume si o pre-inregistrare de marca de comert.

Astfel, la Oficiul Registrului Comertului se completeaza de unul dintre asociati un formular de verificare a disponibilitatii si de rezervare a denumirii societatii in care se vor trece 3 variante de denumire a noii societati, in ordinea preferintelor.

Daca prima denumire nu poate fi aprobata, se va verifica a doua denumire, iar daca nici aceasta nu va fi aprobata se va verifica si ultima varianta. Daca exista si o emblem, se va completa si un formular de rezervare a emblemei, care trebuie insotit de reprezentarea grafica a emblemei in 10 exemplare cu dimensiunea de 5 – 6 cm. Dovezile de rezervare a denumirii si emblemei se elibereaza in 2 zile de la depunerea cererilor (uneori in 24 de ore).

Dupa stabilirea numelui si emblemei se va trece la redactarea actului constitutiv al societatii. Societatea in nume colectiv sau in comandita simpla se constituie prin contract de societate, iar societatea pe actiuni, in comandita pe actiuni sau cu raspundere limitata se constituie prin contract de societate si statut.

In cazul in care societatea cu raspundere limitata se constituie prin actul de vointa al unei singure persoane, se va incheia numai statutul societatii. Pentru societatile in nume colectiv, in comandita simpla si societatile cu raspundere limitata, dispozitiile lor sunt apropiate celor cuprinse in art. 3 din Legea nr. 31/1990 privind modul de raspundere al societatilor comerciale fata de obligatiile sociale, existand o subliniere mai pregnant a clauzelor cu privire la situatia sucursalelor, agentiilor, reprezentantelor sau a oricaror altor unitati fara personalitate juridica.

Redactarea actului poate fi realizata fie de catre asociati sau actionari, fie de persoane cu studii juridice (avocati, consilieri juridici sau notari). Actul constitutiv va fi autentificat la un birou notarial. La cerere, actul constitutiv poate fi redactat de catre consilierii juridici ai Biroului unic deschis la Oficiul Registrului Comertului. Actul constitutiv, trebuie semnat de catre toti asociatii sau actionarii societatii infiintate.

Astfel actul constitutiv al societatii in nume colectiv, in comandita simpla sau cu raspundere limitata va cuprinde :

- numele de familie, prenumele, locul si data nasterii, domiciliul si cetatenia asociatilor, in cazul in care sunt persoane fizice, iar daca asociatii sunt persoane juridice, in actul constitutiv se vor trece elementele de identificare ale persoanei, respectiv denumirea, sediul si nationalitatea persoanei juridice.

In cazul societatilor in comandita simpla se vor face referiri distincte cu privire la elementele de identificare, separat pentru asociatii comanditari si asociatii comanditati;

- forma, denumirea, sediul si daca este cazul, emblema societatii;

- obiectul de activitate al societatii. In actul constitutiv se va preciza clar domeniul si obiectul de activitate principal;

- capitalul social subscris si cel varsat, cu mentionarea aportului fiecarui asociat, in numerar sau in natura, valoarea aportului in natura si modul evaluarii, precum si data la care se va varsa integral capitalul social subscris. In cazul in care societatea este cu raspundere limitata, in cuprinsul actului constitutiv se vor arata numarul si valoarea nominala a partilor sociale atribuite fiecarui asociat pentru aportul sau;

- asociatii care reprezinta si administreaza societatea, sau administratorii ne-asociati, persoane fizice sau juridice, “puterile” ce li s-au conferit si daca ei urmeaza sa le exercite impreuna sau separat, partea fiecarui asociat la beneficii si pierderi;

- sucursalele, agentiile, reprezentantele sau alte asemenea unitati fara personalitate juridica, atunci cand acestea se infiinteaza o data cu societatea, sau conditiile pentru infiintarea lor ulterioara, daca se are in vedere o alta infiintare;

- durata pentru care se constituie societatea;

- modul de dizolvare si de lichidare al societatii.

Actul de constituire, trebuie redactat in 6 exemplare, si se va prezenta notarului public, in vederea autentificarii. Asociatii sunt obligati sa semneze in fata notarului, dupa ce s-au legitimat cu buletinul/cartea de identitate.

Indiferent de forma societatii comerciale, la momentul autentificarii actului constitutiv in fata notarului public se va prezenta o dovada eliberata de Oficiul Registrului Comertului din care sa rezulte ca nu a mai fost inregistrata o alta societate cu acelasi nume sau emblema.

In termen de 15 zile de la autentificarea actului constitutiv, persoanele imputernicite vor solicita inmatricularea societatii la Oficiul Registrului Comertului din raza teritoriala a sediului central al societatii.

De asemenea, trebuie sa se deschida contul de virament la banca pentru care opteaza solicitantul. In momentul alegerii bancii trebuie avute in vedere avantajele pe care banca le poate oferi societatii:

- calitatea si promptitudinea serviciilor;

- cuantumul comisioanelor practicate de banca;

- facilitati;

- credite, etc.

Unul dintre actionari, sau imputernicitul societatii, se va prezenta la Serviciul pentru Persoane Juridice al bancii cu urmatoarele acte:  actul constitutiv al societatii si actul de identitate.

Vor trebui completate formularele bancii pentru deschiderea imediata a contului provizoriu si se va plati comisionul practicat de banca pentru aceasta operatiune.

Urmatoarea etapa consta in varsarea capitalului social integral sau partial in contul provizoriu al societatii, eliberandu-se o chitanta pe baza careia se va face dovada la Oficiul Registrului Comertului, ca suma capitalului social a fost depusa.

Dupa drumurile la banca se va intocmi dosarul cerut la Oficiul Registrului Comertului pentru infiintarea societatii. Un asociat sau imputernicit al societatii (prin procura autentificata la notar), trebuie sa se prezinte cu actele la Biroul unic organizat la Oficiul Registrului Comertului.

Trebuiesc depuse urmatoarele documente:

- dovada eliberata de Oficiul Registrului Comertului privind rezervarea denumirii societatii;

- dovada eliberata de Oficiul Registrului Comertului privind rezervarea emblemei (daca este cazul);

- actul/e de identitate al/e fondatorului/ilor societatii;

- certificatul de cazier fiscal al fondatorilor;

- declaratia pe propria raspundere a fondatorilor ca indeplinesc conditiile prevazute de lege, declaratie data in fata avocatului, notarului sau in fata consilierului juridic de la Biroul unic al Oficiului Registrului Comertului;

- actul de identitate al administratorilor;

- certificatul de cazier fiscal al administratorilor;

- declaratia pe propria raspundere a administratorilor ca indeplinesc conditiile prevazute de lege, declaratie data in fata avocatului, notarului sau la Oficiul Registrului Comertului;

- actul de identitate al cenzorilor;

- declaratia pe propria raspundere a cenzorilor ca indeplinesc conditiile prevazute de lege, declaratie data in fata avocatului, notarului sau la Oficiul Registrului Comertului;

- actul de proprietate asupra spatiului care constituie sediul;

- schita spatiului care constituie sediul;

- contractul de inchiriere incheiat cu proprietarul (daca este cazul);

- acordul proprietarului pentru deschiderea societatii in spatiul sau, autentificat la notar sau avocat;

- dovada efectuarii varsamintelor in banca;

- dovada dreptului de proprietate asupra aporturilor in natura;

- certificat constatator al sarcinilor de care sunt grevate aporturile in natura;

- expertiza asupra aporturilor in natura;

- actul constitutiv al societatii semnat de fondatori.

In cazul in care societatea deschide puncte de lucru, se vor depune aceleasi acte ca si pentru sediu. Asociatii sau actionarii, dar si administratorii societatii trebuie sa depuna la dosar cazierul fiscal obtinut de la Directia generala a Finantelor Publice a judetului, sau, a municipiului Bucuresti.

In cazierul fiscal se tine evidenta persoanelor fizice si juridice, precum si a asociatilor, actionarilor si reprezentantilor legali ai persoanelor juridice, care au savarsit fapte sanctionate de legile financiare, fiscale si vamale, sau, care privesc disciplina financiar-fiscala.

Pentru obtinerea acestui cazier trebuie sa se prezinte certificatul de cazier judiciar obtinut de la politie, timbre fiscale si sa se plateasca o taxa corespunzatoare (cazierul fiscal se elibereaza in maxim 10 zile sau 3 daca se plateste o taxa de urgenta).

La Biroul Unic al Oficiului Registrului Comertului, cu ajutorul unui consilier juridic al biroului, se vor completa formularele necesare obtinerii autorizatiilor si avizelor cerute pentru desfasurarea activitatii:

- aviz si /sau autorizatie privind paza si securitatea contra incendiilor;

- aviz si /sau autorizatia sanitara;

- autorizatia sanitar-veterinara;

- acordul si/sau autorizatia de mediu;

- autorizatia de functionare privind protectia muncii.

La Biroul Unic al Oficiului Registrului Comertului pot fi gasiti si reprezentantii institutiilor care dau avizele si autorizatiile, si anume:

- Brigazile sau Grupurile de Pompieri Militari aflate in subordinea Ministerului de interne;

- Directia de Sanatate Publica a judetului, subordonata Ministerului Sanatatii;

- Agentia Nationala Sanitara Veterinara sau Directia Sanitara Veterinara a judetului aflata in subordinea Ministerului Agriculturii, Alimentatiei si Padurilor;

- Inspectoratul Judetean de Protectia Mediului, aflat in subordinea Ministerului Apelor si Protectiei Mediului;

- Inspectoratul Teritorial de Munca al judetului sau municipiului Bucuresti aflat in subordinea Ministerului Muncii si Solidaritatii Sociale – Serviciul de Inspectie a Muncii.

In cazul in care se constata ca societatea nu indeplineste conditiile necesare desfasurarii activitatii, inspectorii vor dispune masuri pentru remedierea acestora. In cazul respingerii cererii, societatea va putea relua procedura autorizarii, cu conditia intocmirii altei documentatii si a platii integrale a taxelor de autorizare.

Dupa autorizarera societatii se elibereaza urmatoarele documente:

- certificatul de inregistrare;

- anexa certificatului de inregistrare in care se mentioneaza eventualele autorizari;

- incheierea judecatorului delegat de aprobare a infiintarii societatii comerciale.

Certificatul de inregistrare cuprinde datele esentiale de identificare a societatii si anume:

- denumirea societatii comerciale;

- adresa sediului;

- activitatea principala si codul CAEN corespunzator;

- codul unic de inregistrare al societatii (CUI);

- atributul fiscal (R daca societatea este platitoare de TVA);

- numarul de ordine de la Registrul Comertului.

Astfel, o data ce judecatorul delegat considera in regula procedura si documentatia noii societati, permite inmatricularea societatii, acesta dobandind astfel personalitatea juridica.

Conform art. 34 din Legea nr. 31/1990, transmiterea spre publicare in Monitorul Oficial, se realizeaza ulterior inmatricularii, si din oficiu, de catre Oficiul Registrului Comertului. Publicarea incheierii de autentificare si a actului constitutiv, desi se face din oficiu, se suporta pe cheltuiala societatii. Art. 34 din lege stabileste in sarcina societatii obligatia de a verifica identitatea textului depus la Oficiul Registrului Comertului si textul dat spre publicare in presa sau in Monitorul Oficial.

O data ce infiintarea societatii a fost publicata in Monitorul Oficial, trebuie sa se ridice documentele de infiintare ale societatii de la Oficiul Registrului Comertului. Astfel, imputernicitul societatii sau unul dintre asociati trebuie sa ridice la sfarsitul perioadei de 3 zile, documentele de la ghiseul Oficiului Registrului Comertului. Dupa care se va avea in vedere deschiderea contului permanent al societatii comerciale la banca.

In cele din urma, ultima etapa care trebuie facuta, este prezentarea la banca aleasa, a imputernicitului societatii sau a unuia dintre asociati, pentru depunerea capitalului social, cu urmatoarele documente:

- certificatul de inregistrare;

- incheierea judecatorului delegat la Oficiul Registrului Comertului;

- actul constitutiv in forma aprobata de judecator.

Mult success!

Newsletter

Facebook

Parteneri

Unibet All
Personalizat de Jellyfish web design Timisoara