Importanta unei bune gestionari a timpului pentru manageri

Importanta unei bune gestionari a timpului pentru manageriTimpul… parea odata ca este suficient si elastic, a devenit acum o resursa efemera si deficitara, iar perceptia despre valoarea lui s-a schimbat dramatic. O buna gestionare a timpului duce la economisirea a cel putin o ora pe zi, probabil doua, dar adevarata intrebare este: Ce va face managerul cu aceste doua ore suplimentare? Va prelua o noua sarcina, luand totul de la capat nebuneste?

Valoarea gestionarii timpului nu consta in controlul timpului in sine, ci in modul cum managerul foloseste timpul pentru a isi imbunatati viata. In urmatoarele patru domenii, timpul, este cel care face succesul posibil:

- stresul: o buna gestionare a timpului poate evita mare parte din stresul la care sunt supusi oamenii de afaceri moderni;

- echilibrul: obiceiurile bune in legatura cu folosirea timpului permit o viata mai echilibrata, cu alocarea corespunzatoare a resurselor de timp si energie intre serviciu, casa, familie si pentru propria persoana;

- productivitatea: in lumea afacerilor, timpul este echivalent cu productivitatea, asadar, managerul care isi foloseste mai eficient timpul isi sporeste productivitatea;

- scopurile: pentru a progresa spre realizarea scopurilor profesionale si personale este nevoie de suficient timp, nimic nu poate fi realizat daca nu ajunge timpul.

Aceste patru domenii pot fi denumite „ferestre de progres”, din aceasta perspectiva largita, rezulta ca, adevarata valoare a gestionarii timpului este aceea ca imbunatateste calitatea vietii in toate domeniile ei. Ceea ce se  castiga prin gestionarea timpului nu este timp mai mult, ci o viata mai buna.

Atunci cand managerul se afla intr-o criza de timp, stresul acestuia creste, dorind sa faca prea multe intr-o perioada de timp prea scurta. Deciziile sunt luate pripit si sunt intreprinse actiuni sub presiuni. Planificarea este abandonata, impulsurile inlocuiesc gandirea iar orele de munca se inmultesc pe masura ce acesta se lupta sa termine tot ce are de facut. Eficienta se diminueaza iar termenele nu sunt respectate, cresc tensiunea si irascibilitatea, stresul se inteteste.

Managerul trebuie  sa invete ca, decat sa fie pus in situatii de stres constant, si sa incerce sa-i faca fata, mai bine sa se concentreze pe gestionarea mai eficienta a timpului. Deci, gestionarea timpului inseamna gestionarea stresului la cel mai inalt nivel.

Analiza echilibrului intre munca si viata personala se face pe baza raspunsului la intrebarea: Este managerul un maniac al muncii? Un program de lucru prelungit constant este considerat de obicei un semn al acestei „boli”, insa nu toti cei care au un program prelungit sunt maniaci ai muncii. Multe persoane muncesc atat de mult pentru ca nu au alta alegere iar alti oameni lucreaza dupa un program prelungit pentru simplul fapt ca nu stiu sa isi organizeze munca, astfel incat, sa-si realizeze sarcinile in cadrul programului de lucru obisnuit, exceptie facand programul prelungit datorat unui proiect foarte important.

Diferenta intre a munci mult si a fi un „maniac al muncii” este aceea ca in ultimul caz, exista o dependenta de munca asemanatoare cu dependenta de alcool, droguri sau alte vicii. Ei au dorinta nestavilita de a fi mereu ocupati si de aceea se ingroapa in munti de hartie, fiind atrasi de munca de rutina, care consuma mult timp. „Maniacii muncii” sunt dependenti de munca si nu de rezultatele ei. Ei muncesc de dragul de a munci iar munca lor nu are un impact major. Acesti oameni nu fac niciodata vreo descoperire, nu iau pozitie in vreo problema si nu ajung in pozitii manageriale superioare.

Multe practici ale „maniacilor muncii” in ceea ce priveste gestionarea timpului sunt bizare:

- au tendinta sa munceasca cel mai mult pentru sarcinile cel mai putin productive;

- au tendinta sa se concentreze pe sarcinile cele mai vizibile si nu pe cele cu prioritate mai mare;

- refuza sa delege sarcini cand pot sa o faca;

- reactioneaza exagerat la crizele de timp.

„Tratamentul” impotriva dependentei de munca este stabilirea de scopuri care sa reflecte echilibrul intre diverse aspecte ale vietii managerului si invatarea de catre acesta a folosirii cat mai bune a timpului.

In urma unor studii efectuate asupra managerilor a rezultat faptul ca acestia au o productivitate individuala scazuta cu 70% fata de posibilitati. Desi, s-au facut putine cercetari in domeniu, exista totusi date care reflecta faptul ca managerul are o eficienta de  numai 30%. Studiile arata ca managerii consuma de obicei cate 6 minute la fiecare convorbire telefonica, iar apoi cand isi revad inregistrarile detaliate asupra folosirii timpului ajung la concluzia ca ar fi putut trata problemele in 2 minute. Daca ar reduce convorbirea telefonica la jumatate, adica 3 minute, ar insemna ca productivitatea s-a dublat si o resursa limitata – timpul – a fost economisita.

Managerii care au cele mai mari dificultati in utilizarea timpului sunt adesea cei care nu au obiective clare. Cei care nu au obiective, evident nu au nici probleme legate de timp, pentru ca oricum nu au nici o directie spre care sa se indrepte. Cei care au obiective au nevoie sa controleze timpul astfel incat sa-si poata indeplini obiectivele. Deci este nevoie de timp pentru a indeplini obiectivele iar pe de alta parte este nevoie de obiective pentru a obtine rezultate serioase in gestionarea timpului.

In concluzie, gestionarea timpului sau managementul timpului nu se ocupa de timp ca notiune abstracta, ci de ceea ce poate realiza managerul folosind mai bine timpul. Atunci cand managerul invata sa foloseasca mai eficient timpul, poate dispune de mai mult timp cu familia, poate evita stresul excesiv, poate sa isi imbunatateasca productivitatea si are mai mult succes in realizarea obiectivelor pe care si le-a propus.

Ce spuneti, va veti planifica fiecare minut al zilei cu mai multa atentie? Eu, sigur asa voi face!

Newsletter

Facebook

Parteneri

Unibet All
Personalizat de Jellyfish web design Timisoara